Organizar um evento, seja ele social ou corporativo, pode ser considerado um desejo e uma oportunidade de comunicação. As festas de casamento são eventos em que os noivos querem dizer à sociedade que agora estão oficialmente casados e que estão felizes por isso. Em congressos já é preciso colocar aquele público-alvo em contato ao aprendizado de um tema central, informando novidades em uma determinada área de atuação, apresentando cases, apresentando avanços, etc.
No caso de evento social, a responsabilidade se concentra em criar um ambiente descontraído e fazer as pessoas se divertirem. É um entretenimento. O objetivo é fazer com que ninguém se estresse ou se incomode com algo. As pessoas devem sair do seu evento felizes e satisfeitas.Em um evento corporativo já tem outra função, ou seja, gerar vantagens à organização que podem ser de relacionamento direto com aquele público de interesse, fazer prospecção e conquista de novos clientes. Se o evento é interno, pode propiciar aproximação entre os funcionários, gerar clima de parceria maior, criar identificação dos colaboradores com a marca, com os gestores.
Um evento empresarial bem feito e alinhado às metas da organização pode resultar em maiores vendas e aumento de visibilidade da marca em diferentes núcleos. As pessoas devem sair de um evento empresarial mais familiarizadas com aquela empresa/marca.
Criou identificação e imagem positiva, seu evento foi um sucesso.De maneira prática, a primeira coisa a ser pensada para alguém que vai organizar um evento é o que eu quero com esse evento? O que o contratante quer com esse evento? Nunca fuja deste objetivo traçado.Depois de pensado, vem toda a parte de planejamento. Que, provavelmente será a mais complexa. Se não houver planejamento minucioso, pensar em tudo, em todos os imprevistos, senões, hipóteses, a chance do seu evento ser um fracasso só aumenta. No caso de um evento a céu aberto, você está pensando no caso de chuva ou de muito sol?
No caso de um evento que exija muita energia, já pensou em sobrecarga, já providenciou um gerador? Planos B não são diferenciais, são essenciais. Outro item inicial da organização de evento é o valor que é possível investir nele. Independentemente do quanto você ou a empresa podem gastar, é viável fazer um evento a partir deste valor. Saber o quanto vai gastar é o passo número 1 para o resto do seu checklist: local, localização, decoração, comida, bebida, acessórios (telão, projeção, luzes especiais etc), cerimonialista, palestrantes, quantidade de convidados…Em seguida você vai escolher os fornecedores a serem contratados.
Não importa se o evento é pequeno ou grande, nem se o valor a ser investido é alto ou baixo. Os fornecedores de todo e qualquer serviço têm de ser experientes, transparentes, honestos, competentes e especializados naquilo que vão entregar. Se o valor é pequeno e não dá para contratar um bom fornecedor de buffet completo, é melhor contratar um bom fornecedor de coquetel. O segredo é adaptação, mas sempre com os melhores fornecedores.
Não deixe nada para a última hora. Esforce-se para montar tudo antes do dia do evento, não no dia. Esteja sempre adiantado em relação ao tempo. Ele pode ser seu amigo ou inimigo.Após finalização do evento, é importante que se faça uma avaliação dele. Se possível, até mesmo com o público que participou. Acertar as falhas para alcançar a perfeição. Lembre-se que um evento é mais lembrado pelo que deu errado do que pelo que deu certo.
Denise da Silva – Cerimonialista
No caso de evento social, a responsabilidade se concentra em criar um ambiente descontraído e fazer as pessoas se divertirem. É um entretenimento. O objetivo é fazer com que ninguém se estresse ou se incomode com algo. As pessoas devem sair do seu evento felizes e satisfeitas.Em um evento corporativo já tem outra função, ou seja, gerar vantagens à organização que podem ser de relacionamento direto com aquele público de interesse, fazer prospecção e conquista de novos clientes. Se o evento é interno, pode propiciar aproximação entre os funcionários, gerar clima de parceria maior, criar identificação dos colaboradores com a marca, com os gestores.
Um evento empresarial bem feito e alinhado às metas da organização pode resultar em maiores vendas e aumento de visibilidade da marca em diferentes núcleos. As pessoas devem sair de um evento empresarial mais familiarizadas com aquela empresa/marca.
Criou identificação e imagem positiva, seu evento foi um sucesso.De maneira prática, a primeira coisa a ser pensada para alguém que vai organizar um evento é o que eu quero com esse evento? O que o contratante quer com esse evento? Nunca fuja deste objetivo traçado.Depois de pensado, vem toda a parte de planejamento. Que, provavelmente será a mais complexa. Se não houver planejamento minucioso, pensar em tudo, em todos os imprevistos, senões, hipóteses, a chance do seu evento ser um fracasso só aumenta. No caso de um evento a céu aberto, você está pensando no caso de chuva ou de muito sol?
No caso de um evento que exija muita energia, já pensou em sobrecarga, já providenciou um gerador? Planos B não são diferenciais, são essenciais. Outro item inicial da organização de evento é o valor que é possível investir nele. Independentemente do quanto você ou a empresa podem gastar, é viável fazer um evento a partir deste valor. Saber o quanto vai gastar é o passo número 1 para o resto do seu checklist: local, localização, decoração, comida, bebida, acessórios (telão, projeção, luzes especiais etc), cerimonialista, palestrantes, quantidade de convidados…Em seguida você vai escolher os fornecedores a serem contratados.
Não importa se o evento é pequeno ou grande, nem se o valor a ser investido é alto ou baixo. Os fornecedores de todo e qualquer serviço têm de ser experientes, transparentes, honestos, competentes e especializados naquilo que vão entregar. Se o valor é pequeno e não dá para contratar um bom fornecedor de buffet completo, é melhor contratar um bom fornecedor de coquetel. O segredo é adaptação, mas sempre com os melhores fornecedores.
Não deixe nada para a última hora. Esforce-se para montar tudo antes do dia do evento, não no dia. Esteja sempre adiantado em relação ao tempo. Ele pode ser seu amigo ou inimigo.Após finalização do evento, é importante que se faça uma avaliação dele. Se possível, até mesmo com o público que participou. Acertar as falhas para alcançar a perfeição. Lembre-se que um evento é mais lembrado pelo que deu errado do que pelo que deu certo.
Denise da Silva – Cerimonialista
Nenhum comentário:
Postar um comentário